Kommunikation

Versand von Belegen an Kunden und Lieferanten, Mailings und vollständige Protokollierung der gesamten E-Mail-Aktivität.

Versand von Rechnungen und Lieferscheinen

Direkt aus der Belegmaske sendest du die Rechnung oder den Lieferschein per E-Mail an den Kunden. Die Vorlage der Nachricht wird pro Unternehmen angepasst: Betreff, Text, Signatur und Kontaktdaten.

Der Versand ist asynchron: Die Nachricht wird in eine Warteschlange gestellt und im Hintergrund verarbeitet, sodass du nicht warten musst, bis sie verschickt ist, um weiterzuarbeiten.

Vorlagen

Jede Belegart (Rechnung, Lieferschein, Zahlungserinnerung, Mahnung) hat ihre Vorlage. Du kannst:

• den Text der Nachricht anpassen.
• Variablen einfügen (Kundenname, Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum).
• mehrere Vorlagen je nach Sprache des Empfängers pflegen.

E-Mail-Konten

Jedes Unternehmen konfiguriert seinen eigenen ausgehenden Mailserver (SMTP) und, wenn nötig, ein Eingangskonto (IMAP) zum Empfang von Lieferantenrechnungen. Die Validierung der Zugangsdaten erfolgt beim Speichern der Konfiguration, sodass du sofort weißt, ob die Daten falsch sind.

Mailings

Für gezielte Kampagnen (Glückwünsche, Mitteilungen, Katalogneuheiten) erlaubt das Mailing-Modul den Versand einer E-Mail an eine Liste von Kunden oder Kontakten mit eigener Vorlage.

Abmeldung von der Liste (Unsubscribe)

Jede Massenmail enthält einen personalisierten Abmeldelink. Wer sich abmeldet, wird gespeichert und erhält keine weiteren Sendungen. Erfüllt die grundlegenden DSGVO-Anforderungen für kommerzielle Kommunikation.

Versandprotokoll

Jede vom System gesendete oder empfangene E-Mail bleibt im Log: Datum, Empfänger, Betreff, Status (zugestellt, zurückgewiesen). Besonders nützlich, um Streitfälle vom Typ „Die Rechnung ist nicht angekommen" aufzulösen.

Was dieses Modul NICHT enthält

• Detailliertes Tracking von Öffnungen und Klicks im Stil von Mailchimp: Das Log zeigt, dass die E-Mail korrekt gesendet wurde, nicht, ob der Empfänger sie geöffnet hat.
• WhatsApp Business oder SMS als Versandkanäle: Die Kommunikation erfolgt per E-Mail.
• Marketing Automation mit bedingten Abläufen („wenn geöffnet, warte 3 Tage, sonst erneut senden"): Es gibt keinen visuellen Sequenzeditor.
• Visueller Drag-and-Drop-Editor für HTML-Vorlagen: Vorlagen werden im System mit Variablen definiert, nicht mit einem Block-Builder.