Einkauf

Verwaltung der Rechnungen, die du von deinen Lieferanten erhältst, von der Erfassung im System bis zur Bezahlung.

Wie die Rechnungen ins System gelangen

Es gibt drei Wege:

• Manuelle Erfassung über das Formular mit Angabe von Lieferant, Daten, Bemessungsgrundlage, Mehrwertsteuer (IVA) und Gesamtbetrag.
• Massenimport aus Excel, nützlich bei der Migration von einem anderen System oder beim Laden eines ganzen Geschäftsjahres.
• Empfang per E-Mail: Das System verfügt über ein per IMAP angebundenes Postfach, das eingehende PDFs und XMLs herunterlädt.

Automatische Extraktion mit künstlicher Intelligenz

PDF-Rechnungen werden mit einer KI-gestützten Extraktionsengine verarbeitet. Das System erkennt automatisch:

• Rechnungspositionen: Referenz, Bezeichnung, Menge, Preis und Rabatt.
• Mehrwertsteuersatz pro Position.
• Betrag des Einkommensteuer-Quellenabzugs (IRPF), wenn anwendbar.
• Sondervorschrift für Einzelhändler (recargo de equivalencia), wenn anwendbar.
• Auftragsnummer des Kunden, falls der Lieferant sie auf der Rechnung angibt. Das ist nützlich, wenn ein Lieferant mehrere Aufträge in einer Rechnung abrechnet.
• Belegart: formelle Rechnung oder Kleinbetragsrechnung. Diese Unterscheidung ist wichtig, weil bei Kassenbelegen die Preise üblicherweise inklusive Mehrwertsteuer ausgewiesen sind (Tankstellen, Parkhäuser, Einzelhandel).

Der Prozess prüft, ob die Beträge mit Bemessungsgrundlage, Mehrwertsteuer und Gesamtbetrag übereinstimmen. Wenn etwas nicht passt, wird die Rechnung zur manuellen Prüfung markiert, statt Daten zu erfinden.

Arten von Eingangsrechnungen

• Reguläre Rechnungen — die übliche Lieferantenrechnung.
• Korrekturrechnungen — Gutschriften und Korrekturen.
• Kleinbetragsrechnungen — Rechnungen mit im Preis enthaltener Mehrwertsteuer, typisch für Tankstellen, Parkhäuser, Gastronomie und Einzelhandel.

Abgleich mit Lieferscheinen

Wenn du Lieferscheine vor der Rechnung erhältst, verknüpfst du sie manuell, sodass die Rechnung diese Lieferscheine abdeckt und der offene Saldo korrekt berechnet wird.

Verknüpfte Zahlungen

Jede empfangene Rechnung erzeugt automatisch ihre Fälligkeiten gemäß der mit dem Lieferanten vereinbarten Zahlungsweise. Die Liste der ausgehenden Zahlungen zeigt, was offen, was fällig und was bereits bezahlt ist. Die Bankanbindung gleicht die ausgehenden Zahlungen mit diesen Rechnungen ab.

Was dieses Modul NICHT enthält

• Vollständig unbeaufsichtigter E-Mail-Empfang: Die IMAP-Anbindung existiert, aber die Postfachprüfung erfolgt geplant durch das Serrella-Team, nicht als kontinuierlicher Hintergrundprozess für alle Kunden.
• Automatischer Abgleich Lieferschein↔Rechnung: Die Verknüpfung erfolgt manuell.
• Genehmigungsworkflow für Rechnungen (Vorgesetzter → Buchhalter → Zahler): Es gibt keinen konfigurierbaren Genehmigungs-Workflow. Berechtigungen werden auf Benutzerebene verwaltet.