Integrierter KI-Assistent

Künstliche Intelligenz ist kein eigenes Modul: sie ist in genau die Aufgaben eingebaut, die dir am meisten Zeit kosten. Was früher manuelle Dateneingabe war, ist heute: PDF hochladen und prüfen.

Wo du mit der KI arbeitest

Dialogfähiger Agent

Du sprichst in natürlicher Sprache und er führt aus. „Stelle eine Rechnung für Acme über 3.400 € aus", „dupliziere die letzte Rechnung dieses Kunden und erhöhe den Preis um 5 %", „was steht in diesem Monat noch zur Zahlung aus?". Der Agent versteht den Befehl, führt ihn im System aus —legt Dokumente und Datensätze an oder ändert sie— und zeigt dir das Ergebnis zur Bestätigung, bevor es endgültig gespeichert wird.

Extraktion von Eingangsrechnungen

Du lädst die PDF einer Lieferantenrechnung hoch und das System extrahiert automatisch:

• Zeilen: Referenz, Beschreibung, Menge, Preis und Rabatt.
• Mehrwertsteuersatz pro Zeile.
• IRPF (Quellensteuer) und Äquivalenzaufschlag, wo zutreffend.
• Kundenbestellnummer, falls der Lieferant sie in der Rechnung angibt.
• Ob es eine ordentliche Rechnung oder ein vereinfachter Beleg ist (Tankstelle, Parkhaus, Einzelhandel).

Die Engine prüft, dass Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Gesamtbetrag zueinander passen. Stimmt etwas nicht, wird die Rechnung zur manuellen Prüfung markiert, anstatt Daten zu erfinden.

Unterstützter Bankabgleich

Das System lädt zweimal täglich die Bankbewegungen herunter (PSD2) und gleicht sie mit deinen offenen Forderungen und Zahlungen ab. Was übereinstimmt, wird automatisch abgeglichen. Was nicht, bleibt sichtbar, damit du entscheidest.

Automatische Zahlungserinnerungen

Um 07:30 morgens prüft das System die fälligen Rechnungen und sendet Erinnerungen an die Kunden von deinem E-Mail-Konto aus, mit der von dir konfigurierten Vorlage. Du bist nicht beim Versand dabei: einmal eingerichtet, läuft alles allein.

Wie du interagierst

• Du fragst in natürlicher Sprache, was du brauchst, und der Agent führt es aus: legt Rechnungen, Kunden oder Zahlungen an oder ändert sie und zeigt dir das Ergebnis.
• Du lädst hoch das Dokument oder verbindest die Quelle (PDF, Banking via PSD2, IMAP für E-Mail).
• Du bestätigst das, was das System verstanden hat. Jedes Feld lässt sich vor dem Speichern anpassen.
• Du konfigurierst die Regeln einmal (Vorlage der Erinnerung, Versandtag, Standardkonto) und das System wendet sie von da an an.

Du musst keine technische Syntax lernen: du redest mit dem Agenten wie mit einem Kollegen, oder lädst das Dokument hoch und bestätigst, was er verstanden hat. Deine Arbeit beschränkt sich auf prüfen und, falls nötig, korrigieren.

Deine Arbeit optimieren

• Verarbeite die Lieferantenrechnungen im Block, nicht einzeln. Lege sie in einen Ordner oder leite sie an das Postfach weiter und prüfe sie dann alle zusammen.
• Konfiguriere unterschiedliche Vorlagen für Zahlungserinnerungen je nach Kundentyp (Stammkunde, Gelegenheitskunde, säumiger Wiederholungstäter). Das System wählt die passende bei jedem Versand.
• Stütze dich auf den Bankabgleich, um den Monat in Stunden statt Tagen abzuschließen: was die KI von selbst zuordnet, ist Arbeit, die du nicht machst.

Was NICHT enthalten ist (Stand heute)

• Automatische Prognosen zu Liquidität, Umsatz oder Bestand aus deiner Historie. Die KI führt konkrete Aufgaben aus und automatisiert; sie projiziert keine Zukunftsszenarien und macht kein Forecasting.